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紅木企業切莫忽視應收賬款管理
2019/1/25 20:40:14 來源:《品牌紅木》雜志 編輯發布:hexinyi

目前許多紅木家具企業為了降低庫存量、提升企業銷量,會采取賒銷的手段讓利于客戶,使得應收賬款增多、壞賬增加,現金的回流速度降低,甚至出現資金鏈斷裂的現象。我們一定要加強警惕、萬萬不能忽視。

本文以D公司為案例,來談談紅木家具企業的應收賬款管理問題,并給出相應的解決策略,希望給業內讀者帶來啟示。

附:D公司是一家老牌的紅木家具產銷企業,旗下的木雕紅木家具產品在市場上有著很好的銷售量。在紅木家具行業激烈的競爭角逐中,D公司不斷擴大自己的生產規模和銷售規模,銷售記錄不斷被打破,應收賬款增速也大幅度上漲,長賬齡的應收賬款比重加大,回收速度減慢,種種現象表明D公司的應收賬款管理存在嚴重問題。

應收賬款管理的問題剖析

1、管理責任不明確

經深入調研發現,在D公司內部,市場部門和財務部門在應收賬款管理方面有一些交集,但是責任的界定并不是很明確。市場部門工作人員主要負責爭取客戶資源,和客戶對接簽訂合同。在財務人員要求其催收欠款時負責跟蹤欠款回收,但不是其主要責任。

財務部門工作人員主要負責會計核算,例如,對應收賬款的確認和計量、分析應收賬款賬齡、核銷已發生的壞賬、確認最終應收賬款賬面余額等,當發現長賬齡欠款時,及時提醒并協助銷售人員追收欠款。可以看到,財務部門更多的是關注事后管理,即在應收賬款產生之后對應收賬款賬面的單純計量,這種管理具有嚴重的滯后性,無法起到防止和控制的作用。

另外,應收賬款日常定期對賬也是非常必要的,在收回賬款之前定期對賬可以起到催促客戶還款的作用,但是在D公司崗位操作指引里并沒有明確由財務部還是市場部負責,定期對賬不能落實可能造成客戶延遲還款,如果金額出現差錯也不能及時發現改正,這都對最終回收欠款產生不利影響。公司財務部門有權利對市場部門簽訂的合同進行審核,但實際中,財務人員并不會看銷售合同具體內容,而只是在合同上加蓋公司財務章,不能起到監督作用。

2、催收制度不合理

首先,催收人員不明確。D公司沒有明確規定應收賬款的事后追回是由銷售人員還是財務人員負責,一般情況下是銷售人員負責,但是公司并沒有制定完整的催收程序,也沒有采取措施保障欠款收回。

其次,沒有妥善保管催收憑證。在催收客戶歸還賬款時需要出示相關收據,憑證丟失或信息不完善很有可能就會成為客戶拒絕還款的理由。D公司經常出現因為工作人員失誤在傳遞發票時遺失的情況,而且出現過因為長時間滯留票據忘記掛賬的狀況。

最后,催收方式不正確。針對不同的情況應該采取不同的催收方式,但D公司并沒有明確規定催收方式,當銷售人員催收失敗時并沒有采取專門的催賬機構及法律訴訟來催收。

3、合同管理制度不完善

按照D公司規定,銷售人員要與客戶簽訂銷售合同。但是其公司并沒有制定完善的合同制度,也沒有嚴格按照合同執行,銷售人員經常會降低標準,甚至不簽訂銷售合同,公司的合法權益就失去法律保障。一旦客戶沒有及時還款或者沒有償還能力時,公司只能將這筆賬作為壞賬來處理,由于合同制度不完善帶來的風險全部轉嫁給了D公司承擔。

舉個例子來說,D公司規定對于先發貨后收款的業務,增值稅專用發票開票的前提必須是拿到匯款單,但日常工作中很多客戶要求先開具增值稅發票,銷售人員為了維持與客戶的關系經常提前開票,而由于公司合同制度不完善,其銷售合同中并未增設相關保護條款,客戶一看沒有了束縛條件就會延長還款時間,造成該筆賬款長期留在賬面上成為呆賬壞賬。

4、員工專業素質低

筆者進一步調查發現,D公司的銷售人員、財務人員、行政人員多是大專學歷及以下,公司的應收賬款管理主要就依靠這些人員,而應收賬款管理需要很強的專業性,他們又有自己的本職工作需要投入大量精力,因而很難將應收賬款管理工作做好。因此,員工素質不高也是D公司應收賬款持續增多、壞賬增加的原因之一。

5、銷售員的考核方式不對

銷售人員的考核激勵制度和應收賬款的回收質量有著密切關系,考核激勵制度不應僅將銷售額作為考核指標,應收賬款回收金額也是考核因素。而D公司的考核體系更多的是注重銷售額完成的情況,銷售人員的工資直接與完成任務量有關,沒有達到業績標準要扣工資甚至免職,對于應收賬款回收金額、應收賬款周轉率等指標沒有考核,造成銷售人員對應收賬款不敏感,從而盲目銷售導致應收賬款過多。

解決策略

1、明確應收賬款管理職責

D公司目前的組織結構沒有信用管理部門,可以在目前的機構設置基礎上將客戶信用管理暫時放在市場系統中,為了跟市場總部區分開,可以在市場系統下設立二級部門——信用部,并直接歸財務總監管理,這樣既和市場總部分開又獨立于財務部,不會產生交叉管理的混亂情況。

D公司要明確市場部、財務部、信用部三方各自的責任,管理職責清晰后相互監督,各個部門之間也能起到相互制約作用,同時還要各部門的協調配合,確保每個環節的連貫性,否則中間任何一個部門的推脫責任都會影響應收賬款的管理質量。

各部門應收賬款管理的主要責任
各部門應收賬款管理的主要責任

信用部

(1)確保銷售合同中的權利與義務條款符合法律規定以及公司要求,同時核對金額查看是否有重大事項的遺漏;

(2)在合同執行過程中,進行全面跟蹤,看雙方是否按照合同要求嚴格執行;

(3)收集客戶信息,建立并備份客戶檔案,調查客戶資信情況;

(4)根據客戶資信情況制定相對應的信用政策;

(5)對客戶信用科學評分,根據評分對客戶信用分等級,根據不同等級制定不同的信用額度,綜合評估客戶,并進行后續跟蹤;

(6)在需要通過法律途徑回收賬款時,提交有關合同文件配合相關工作。

財務部

(1)負責應收賬款的計量核算,對應收賬款的賬面價值監控;

(2)負責在規定時間內對應收款項和壞賬進行綜合分析并向上級匯報;

(3)當壞賬發生時對壞賬做財務處理;

(4)定期與客戶核對金額,留存備份溝通文件、電話記錄和函證資料等;

(5)配合其他部門相關管理工作尤其是市場部的催收工作;

(6)負責問題賬款案件的訴訟工作。

市場部

(1)搜集客戶基本信息以及調查其資信情況,采集客戶市場信息及時向公司反饋,搭建基于客戶的市場信息庫并做相應的維護工作;

(2)整理和采集客戶債權債務的相關信息資料并備份;

(3)負責應收賬款的回收工作;

(4)嚴格按照合同要求實施,將未按時還款或者逾期時間過長的客戶情況匯報給公司,并提出處理建議;

(5)在需要通過法律途徑回收賬款時,提交合同等相關文件配合訴訟工作。

銷售員

(1)與客戶簽訂合同,和客戶溝通權利與義務的界定;

(2)及時更新客戶資料庫,將信息反饋給公司;

(3)按時回收應收賬款,并監督和維護;

(4)應收賬款有不良情況時立刻反饋至財務部,發現客戶經營情況惡化時迅速向信用部反映;

(5)解決客戶賬款問題,負責搜集訴訟的有關客戶資料;

(6)整理收集并備份客戶的債權債務相關資料。

2、完善績效考核體系

對銷售人員的考核機制需加上應收賬款回收金額、應收賬款周轉率等相關指標,但是考核指標要控制在合理范圍內,不能過度依賴應收賬款相關指標。如果難度系數太大反而會打消員工追回貨款的積極性,應該在保證企業完成績效目標的前提下,使員工利益最大化。

可以將激勵與考核機制設置為:按應收賬款賬齡或者應收賬款逾期天數為標準來計算,把賬齡分為不同的區間,再結合公司應收賬款金額的具體情況和公司薪酬的狀況來設計相應的比例,在不同的區間按不同的比例扣除薪酬。該措施是為了引導與應收賬款管理相關的部門正確合理運用信用管理,將信用額度控制在合理范圍內,從而降低企業發生壞賬的風險,實現公司利益最大化。

3、提升員工素質

為了使D公司市場部、財務部、信用部的所有員工都了解應收賬款管理的相關知識,可以對其進行業務培訓,而且要有針對性的培訓。

比如,針對市場部的銷售員和信用部人員,催收賬款是他們工作中重要的一部分,而且催收賬款要講究技巧不能盲目催收,掌握了催收要領就可能事半功倍,反之就可能引起客戶的反感導致惡意拖欠。

基于此,可以對這兩個部門人員進行貨款催收技巧的培訓,有針對性的培訓能夠節省時間和勞動成本,也能讓員工高效率掌握知識,為業務的進展提供科學依據。另一方面,要提升工作人員在銷售和收款環節對票據和發票的判斷能力,避免低級錯誤帶來不必要的風險。

4、完善合同管理制度

完善的合同管理制度可以降低企業經營風險,同時增強自我法律保護意識。公司應制定標準板的合同,在執行過程中全程監控,減少因合同產生的糾紛。

(1)制定標準版本合同

首先應將結算方式、信用條件、還款日期等列入銷售合同,并在格式上要求符合規范的署名,要明確規定懲罰措施、違約責任、違約賠償金,以及合同發生變更時貨款的回收時間和方式等。

基本內容納入合同后,征集公司各部門的意見,根據部門情況將需要納入的條款進行補充。然后交給公司的信用部,由相關法律人員進行審核,不合理的地方退回修改,確定最終的合同版本作為公司標準合同來執行。客戶認為有不合理或者侵犯客戶合法權益時,可以向公司提出申請重新審核。

(2)制定結算條款和方式

不同結算方式的主體不一樣,存在的信用風險也不一樣,D公司要盡量選擇利于自己的結算方式,因此在合同中要明確規定采用哪種結算方式來償還賬款。

同時也要具備一定的靈活性原則。例如,在合同中規定某客戶的結算方式為銀行匯票,客戶應嚴格按照合同要求執行。但在出現特殊情況客戶銀行匯票付款有困難時,可向信用部門反應,經過核實確實是存在困難,可允許客戶改變結算方式。另外需核查客戶是否有不良記錄在案,判斷其是否有惡意拖延的嫌疑。

(3)合同存檔、跟蹤與管理

在銷售合同簽訂完成后,由銷售人員將合同交給信用部審核,審核通過后將原件留在信用部并備份存檔,銷售人員保管備份合同。

信用部及時跟蹤合同的執行情況,按照合同中規定的購買方義務要求來監督,把生成法律效力的文字作為監督標準,并安排專門人員負責,將合同中規定的約束條款錄入客戶信用管理系統中,用于及時了解客戶還款情況。

同時將該部分信息同步傳輸到客戶相對應的應收賬款系統中,一旦客戶還款超過規定時間系統就會做出提示,便于跟蹤了解客戶的支付情況和執行情況等。如此不僅利于信用部對應收賬款的日常管理,還可以方便市場分析人員和銷售人員對客戶信用情況的查詢。

(4)制定懲罰、保護措施

應在合同條款中明確指出違約后果,用法律保護企業合法權益。

比如,明確指出違反規定結算日期應當承擔的后果:條約規定客戶被允許的付款時間是60天,現金或者銀行匯款方式支付。如果在這個規定時間內客戶沒有按時還款,超過30天仍未收到款項,D公司會以催款函的形式通知客戶,并規定在從超過付款之日第一天起,每天按照欠款金額的0.2%繳納滯納金,通知客戶后仍未還款則采取訴訟權利,通過法律途徑實施追索權。

由于向法院起訴需要一定的訴訟成本,要結合欠款金額的大小綜合考慮是否訴訟,但是合同條款里必須要加入該項條款,警示客戶明確違約責任。

5、加強事后催收賬款

當客戶沒有按時還款時,催收人員需要及時催收,但也要講究催收技巧,催收程序步驟要清晰。針對客戶不同的情況催收的方式也不一樣。

(1)對接的銷售人員催收

銷售人員上門催收是一般的催收方式,這種方式用于客戶信用正常沒有違約記錄、還款時間逾期不長的情況。采取這種方法的原因是,客戶在下訂單和簽合同時一直都與當時的對接人員洽談,同時對接的銷售人員是當事人之一,對自己接手的工作、之前談的條件比較了解,和客戶溝通時不會存在信息不對稱的情況。

(2)信用部門催收

對接銷售人員沒有催收成功時,公司信用部應出面解決。信管部是調查客戶資信情況的部門,對客戶各方面了解比較全面,容易找到客戶的優缺點,必要時可以此針對性找出換取條件,從而找到追回貨款的突破口,但這種方式風險比對接銷售人員催收的風險大。

(3)借助專門的要賬機構

在正常的催款沒有結果、客戶惡意延期還款時,可以考慮相對強硬的手段,

通過支付傭金的方式依靠要賬機構要賬,但是這種方式成本高,建議在欠款金額比較大而且有較大把握收回欠款的情況下采用,并盡量減少開支。

(4)法律訴訟

訴訟是強制手段,這種方法優點在于追回欠款的幾率大,但是成本也比較高,而且采用法律途徑還款的客戶基本是經營出現問題,確實沒有資金還款,所以在訴訟之前信管部門要對客戶做深入調查,如果客戶確實已經無力償還可以放棄起訴。

總之,加強應收賬款管理對紅木家具企業的進一步發展具有重要意義。廣大紅木家具企業應不斷完善應收賬款管理機制,加快對貨款的回收力度,盤活企業現金流,使企業步入良性可持續發展的軌道。

(來源:第五十期品牌紅木》雜志  趙艷豐∕文)

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